Agent d'administration principal

Date d'échéance : 

 

Secteur Sud-Ouest

Poste permanent

Salaire à partir de 45 839 $

 

Nature de l'emploi

Sous la supervision du directeur du secteur, le rôle principal du titulaire consiste à assister le directeur de secteur dans le domaine des budgets, volumes d’affaires et activités d’entretien afin d’optimiser les opérations du secteur.

 

Responsabilités

  • Assiste le directeur de secteur dans la planification, le suivi, le contrôle du volume d’affaires et des budgets du secteur.

  • Collabore à la préparation du budget, ainsi qu’au suivi budgétaire, en fournissant les informations requises et en identifiant les besoins prévus.

  • Agit en tant que coordonnateur administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail relatif à l’entretien effectué par les préposés à l’administration (ex. : fermeture des enregistrements de travaux, relance des entrepreneurs).

  • S’assure de la saisie et de la mise à jour des données nécessaires à la gestion efficace des activités du secteur (contrats de service).

  • Assiste le directeur de la gestion immobilière dans le suivi et la planification des travaux majeurs et des contrats de service.

  • Assiste les directeurs pour des demandes de prix (2 prix) de biens et services tel que requis dans la politique d’achat.

  • Assure la vérification de la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.

  • Prépare et autorise des réquisitions de niveau secteur.

  • Recommande l’octroi de travaux à la suite d’appels d’offre sur invitation selon les politiques en vigueur.

  • Prépare et effectue les bons de commande de moins de 2 000$, procède à la fermeture de bons de commande et prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande et du budget.

  • Effectue les transferts budgétaires et les analyses de comptes.

  • Prépare les rapports financiers anticipés et effectue les rapports de conciliation des travaux sinistres.

  • Assure le suivi et l’approbation des factures dans les délais et demande des crédits au besoin.

  • Assure la conciliation des dépôts comptants journaliers.

  • Voit à la gestion de la petite caisse.

  • Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants internes et externes.

  • Effectue le suivi ainsi que la correspondance avec les entrepreneurs.

  • S’assure de la diffusion et du suivi des politiques et procédures administratives et effectue certaines recommandations en ce sens.

  • Assure, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

 

Exigences

Formation : Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives.

Expérience : Deux (2) années d’expérience à un poste comparable

                     Quatre (4) années d’expérience pertinente (niveau d’agent d’administration ou technicien- comptable)

Équivalences : Certificat d’études universitaires en administration, finances ou comptabilité et deux (2) années d’expérience à un poste comparable ou quatre (4) années d’expérience pertinente (niveau d’agent d’administration ou technicien-comptable).

Connaissances générales minimum requises : Bonne connaissance du français, des mathématiques, du fonctionnement d’un micro-ordinateur, plus particulièrement de l’environnement Windows et des logiciels Word et Excel, des règles comptables ainsi que de la problématique de l’entretien d’un immeuble résidentiel.  Expériences pour les relations interpersonnelles et les communications avec divers intervenants.

 

Mise en candidature

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi que leurs attestations d’études à l’attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 29 mars 2019  par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca